会社・オフィスの鍵管理方法とは？課題や鍵管理システムのメリット、運用ルールを解説

会社の鍵管理は、鍵を保管しておくだけでは十分とはいえません。鍵の紛失や盗難、返却忘れ、閉め忘れなどが発生すると、情報漏洩や不正侵入といったセキュリティリスクにつながる可能性があります。

また、鍵の本数や利用者が増えるほど、紙やExcelによる管理では担当者の負担も大きくなります。安全で効率的な管理を行うには、基本的な管理ルールを整備したうえで、必要に応じてデジタル化を検討することが大切です。

本記事では、会社の鍵管理方法と鍵管理システムのメリット、運用時のポイントを解説します。

会社の鍵管理の基本

会社では、オフィスの出入口だけでなく、会議室、倉庫、金庫、キャビネット、ロッカー、社用車、工場設備など、さまざまな鍵を管理する必要があります。

こうした鍵を適切に管理するには、保管場所や利用ルールを明確にすることが重要です。鍵管理台帳や鍵管理マニュアルを整備し、管理責任者を決めることで、鍵の紛失や不正利用を防ぎ、安全な運用につながります。

鍵管理台帳を作成する

鍵管理台帳とは、会社で保有している鍵の情報や貸出・返却履歴などを記録する管理表です。鍵の名称や使用場所、保管場所、利用者、貸出・返却状況などを記録することで、「どの鍵を誰が使用しているのか」を把握できます。

また、予備鍵や合鍵の本数、紛失・交換履歴なども記録しておくと、会社が保有する鍵をより正確に管理できます。鍵管理台帳を作成することで、鍵の所在確認や紛失時の原因特定がしやすくなり、適切な対応にもつながります。

鍵管理台帳は、紙やExcelなどを使って作成できます。具体的な記載項目は以下の通りです。

【台帳の記載項目例】

• 管理番号
• 鍵の名称
• 使用場所・対象設備
• 保管場所
• 利用者名・所属
• 貸出日時
• 返却予定日時
• 返却日時
• 貸出理由
• 管理担当者
• 予備鍵・合鍵の本数
• 紛失・交換履歴

鍵管理マニュアルを整備する

鍵管理マニュアルとは、会社の鍵を適切に取り扱うためのルールや手順をまとめた社内向けの文書です。鍵の管理方法を明文化しておくことで、担当者や利用者によって対応が異なることを防ぎ、統一した運用ができます。

マニュアルには、鍵を利用する際の基本的なルールや、管理担当者が行う業務、トラブルが発生した場合の対応方法などを定めておくとよいでしょう。

また、従業員の入社・異動・退職などによって鍵の利用者が変わる場合の手続きについても、あらかじめルールを決めておくことが重要です。定期的に内容を見直し、実際の運用に合った状態を維持しましょう。

管理責任者を決める

鍵管理では、誰が管理を担当するのかを明確にすることも重要です。管理責任者を決めることで、鍵の保管状況や貸出状況を確認する担当者が明確になり、紛失やトラブル発生時にも迅速に対応できます。

また、鍵の追加作成や不要になった鍵の廃棄、定期的な棚卸しなども管理責任者が中心となって実施することで、鍵の管理状態を維持しやすくなります。

オフィスの鍵管理でよくある課題

オフィスでは、複数の部屋や設備の鍵を管理する必要があるため、管理方法が不十分だとさまざまな問題が発生します。特に、鍵の所在確認や利用履歴の管理ができていない場合、紛失や不正利用などのセキュリティリスクにつながります。

鍵の紛失や盗難が発生する

オフィスでは、鍵の保管場所や管理ルールが明確になっていないことで、紛失や盗難のリスクが高まります。使用後に決められた場所へ戻す運用が徹底されていない場合、鍵の所在が分からなくなり、必要なときにすぐ利用できないといった問題が発生します。

また、合鍵を作成しすぎると、誰がどの鍵を保有しているのか把握できなくなり、管理が複雑になります。異動者や退職者が鍵を返却しないまま残っている場合、不正利用につながる可能性もあります。

万が一、鍵を紛失した場合には、利用者や保管場所を確認し、どの範囲に影響があるのかを調査する必要があります。そのため、日頃から鍵の保有状況や利用履歴を管理できる仕組みを整えておくことが重要です。

誰が鍵を使用しているか把握できない

共有で利用する鍵では、貸出や返却の記録を残していない場合、現在誰が使用しているのか把握できなくなることがあります。特に、会議室や倉庫、設備管理用の鍵など複数人が利用する鍵では、利用者を特定できない状態になると、紛失時の原因確認が困難になります。

また、利用履歴が管理されていない場合、権限を持たない人による鍵の使用など、不正利用のリスクも高まります。そのため、鍵を誰がいつ利用したのか確認できる仕組みづくりが重要です。

鍵管理に手間や時間がかかる

管理する鍵の数が増えるほど、鍵の管理業務は複雑になります。紙やExcelなどで鍵管理台帳を運用している場合、貸出・返却のたびに手入力が必要になり、記録漏れや更新忘れが発生する可能性があります。

また、鍵の種類や利用者が増えると、管理担当者が保管状況を確認したり、利用履歴を整理したりする負担も大きくなります。特定の担当者に業務が集中すると、管理ミスにつながることもあります。

鍵の閉め忘れが発生する

オフィスでは、施錠確認を従業員個人の注意に依存している場合、鍵の閉め忘れが発生することがあります。特に、退勤時や休日などに施錠が徹底されていないと、不正侵入や情報漏洩などのセキュリティリスクにつながります。

そのため、人的な確認だけに頼るのではなく、オートロック機能や入退室管理システムなどを活用し、施錠状態を管理できる仕組みを整えることが重要です。

会社の鍵を管理する方法

会社の鍵管理には、Excelや紙の台帳を利用するアナログな方法と、スマートロックや入退室管理システムなどを活用したデジタルな方法があります。

管理する鍵の数や利用者の人数によって適した方法は異なるため、自社の運用状況に合わせて管理方法を選ぶことが重要です。

管理方法	特徴	メリット	デメリット	向いているケース
鍵管理台帳	紙やExcelで鍵の情報・利用履歴を管理	低コストで始めやすい	記録漏れや管理負担が生じやすい	鍵の本数が少ない
キーボックス	決められた場所に鍵をまとめて保管	鍵の置き場所を統一できる	利用者や履歴を把握しにくい	複数人で鍵を共有する
電子錠・スマートロック	ICカードやスマートフォンなどで解錠	物理鍵の紛失を防ぎやすい	導入・運用コストがかかる	物理鍵を減らしたい
入退室・鍵管理システム	鍵や入退室をデジタルで管理	履歴・権限を一元管理できる	導入・設定が必要	鍵が多い・セキュリティを強化したい

アナログで管理する方法

アナログ管理では、鍵管理台帳や保管場所のルールを設定し、手作業で鍵の利用状況を管理します。導入しやすい一方で、鍵の数や利用者が増えるほど管理負担が大きくなる傾向があります。

鍵管理台帳で利用履歴を管理する

鍵管理台帳に鍵番号や使用場所、利用者などを記録することで、鍵の所在を把握できます。紙やExcelを利用して運用できるため、多くの企業で取り入れられている方法です。

キーボックスや保管場所を決めて管理する

キーボックスや決められた保管場所を利用して、複数の鍵をまとめて管理する方法です。

鍵の保管場所を明確にすることで、必要な鍵を探す手間を減らし、紛失リスクを抑えられます。比較的簡単に導入できるため、少ない鍵を管理するオフィスでも活用されています。

デジタルで管理する方法

デジタル管理では、電子錠やスマートロック、入退室管理システムなどを利用して、鍵の利用や入退室をシステム上で管理します。

利用履歴の記録や利用者ごとの権限設定ができるため、従来の物理鍵による管理と比べて、セキュリティ強化や管理業務の効率化が期待できます。

電子錠・スマートロックを利用する

電子錠やスマートロックは、暗証番号やICカード、スマートフォンなどを利用して施錠・解錠を行う管理方法です。

物理的な鍵を使用せずに入退室を管理できるため、鍵の紛失リスクを低減できます。また、利用者ごとに解錠権限を設定できるため、入室できる範囲を制限することも可能です。

入退室管理システム・鍵管理システムを導入する

入退室管理システムや鍵管理システムは、ICカード認証や顔認証などを利用して、鍵の利用状況や施設への入退室を管理する方法です。

利用履歴を自動で記録できるため、誰がいつ鍵を利用したのかを把握しやすくなります。複数の鍵や拠点を管理する企業では、管理業務の効率化やセキュリティ強化につながります。

鍵管理システムを導入するメリット

鍵管理システムを導入すると、鍵の貸出・返却や利用者の管理をデジタル化できます。利用履歴の記録や権限設定などを自動化できるため、従来の台帳やキーボックスによる管理で発生しやすい紛失や管理負担の軽減につながります。

メリット	従来の管理	鍵管理システム
利用履歴	手作業で記録	自動記録
利用者管理	台帳などで確認	権限を設定して管理
鍵の所在確認	人が確認	システム上で確認
管理負担	鍵が増えるほど大きい	一元管理で軽減
セキュリティ	物理鍵に依存	認証・権限管理などを活用

鍵の利用履歴を自動で記録できる

鍵管理システムでは、誰がいつ鍵を利用したのかを自動で記録できます。紙やExcelの鍵管理台帳のように、利用するたびに手作業で記入する必要がないため、記録漏れを防ぎやすくなります。

また、鍵の利用状況を後から確認できるため、紛失やトラブルが発生した際にも、利用履歴をもとに状況を確認できます。

利用者ごとに権限を設定できる

鍵管理システムでは、利用者や部署などに応じて鍵の利用権限を設定できます。

例えば、特定の社員だけが利用できる鍵を設定したり、部署ごとに利用できる鍵を分けたりすることが可能です。退職や異動などで利用者が変わった場合も、権限を変更することで不要なアクセスを防止できます。

鍵管理業務の負担を軽減できる

鍵の本数が多くなるほど、貸出・返却の確認や利用履歴の記録など、管理担当者の負担は大きくなります。

鍵管理システムを導入すれば、利用履歴の記録や鍵の所在確認などをシステム上で管理できるため、手作業による管理業務を減らせます。管理する鍵が多いオフィスや、複数の部署で鍵を共有している企業ほど、業務効率化の効果を得やすくなります。

入退室管理と連携してセキュリティを強化できる

鍵管理システムを入退室管理システムと連携することで、鍵の利用状況だけでなく、オフィスへの入退室状況もまとめて管理できます。

利用者の認証や入退室履歴を記録することで、誰がいつ施設へ入退室したのかを把握しやすくなります。物理鍵だけに頼らず、認証や履歴管理を組み合わせることで、オフィス全体のセキュリティ強化につながります。

オフィスの鍵を安全に管理するための運用ルール

オフィスの鍵を安全に管理するには、管理方法だけでなく、鍵の取り扱いに関するルールを決めておくことが重要です。紛失や不正利用などのトラブルが発生した場合にも迅速に対応できるよう、あらかじめ運用方法を明確にしておくことが大切です。

鍵を紛失した場合の対応手順を決める

鍵を紛失した場合に備えて、誰に報告し、どのように対応するのかをあらかじめ決めておくことが重要です。

まずは管理責任者へ速やかに報告し、最後に鍵を使用した場所や時間などを確認します。重要な場所の鍵を紛失した場合は、必要に応じてシリンダーの交換や鍵の利用停止などを検討します。

また、紛失したことを報告しやすい環境を整えることも重要です。報告が遅れると、不正利用や侵入などの被害につながる可能性があるため、発見した時点ですぐに報告するルールを徹底することが大切です。

利用できる人や権限を明確にする

すべての従業員が自由に鍵を利用できる状態ではなく、鍵ごとに利用できる人や部署を明確にしておくことが重要です。

特に、サーバールームや機密情報を保管する部屋など、重要度の高い場所の鍵は利用者を限定しましょう。異動や退職などで利用者が変わった場合には、鍵の返却や利用権限の変更も速やかに行います。

貸出・返却ルールを徹底する

共有する鍵については、誰がいつ持ち出し、いつ返却したのかを記録するルールを設けましょう。鍵管理台帳を利用する場合は、貸出日時や利用者、返却日時などを記録します。

また、「使用後は必ず所定の場所へ戻す」「他人への無断貸出を禁止する」など、具体的なルールを鍵の利用者に周知することも大切です。

定期的に鍵の管理状況を確認する

鍵は一度管理方法を決めて終わりではなく、定期的に保有状況を確認することが重要です。 鍵管理台帳などの記録と実際の鍵の本数や保有者を照合し、紛失している鍵や不要になった合鍵がないか確認しましょう。

異動や退職などで利用者が変わった際にも、鍵の返却状況や利用権限を確認することで、不要な鍵が残ることを防げます。

会社の鍵管理に関するよくある質問

会社の鍵を適切に管理するために知っておきたいよくある質問について解説します。

鍵管理台帳には何を記載すればよいですか？

鍵管理台帳には、管理番号、鍵の名称、使用場所、保管場所、利用者、貸出・返却日時、管理担当者などを記載します。必要に応じて、予備鍵・合鍵の本数や紛失・交換履歴なども記録しておくと、鍵の所在や管理状況を把握しやすくなります。

鍵の棚卸しはどのくらいの頻度で行いますか？

鍵の棚卸しに一律の頻度はありません。鍵の本数や利用頻度、保管場所の重要度などに応じて、月次・四半期・半期など定期的に実施しましょう。

特に、鍵の本数が多い場合や複数の従業員が利用する場合は、より頻繁に確認することが重要です。異動や退職があった際にも、鍵の返却状況を確認します。

鍵管理システムとスマートロックの違いは何ですか？

鍵管理システムは、鍵の貸出・返却や利用履歴、利用者の権限などを管理する仕組みです。物理鍵を電子キーボックスなどで管理するタイプもあり、物理鍵を残したままデジタル管理できます。

一方、スマートロックは、スマートフォンやICカード、暗証番号などを利用してドアを施錠・解錠する仕組みです。物理鍵を使わずに入退室を管理できる点が特徴です。

会社の鍵を紛失したら最初に何をすべきですか？

まずは管理責任者へ速やかに報告することが重要です。そのうえで、最後に鍵を使用した場所や時間、立ち寄った場所などを確認し、紛失した可能性のある場所を探します。

重要な部屋や施設の鍵を紛失した場合は、第三者による不正利用や侵入を防ぐため、シリンダーの交換や鍵の利用停止などを検討します。紛失時の対応手順をあらかじめ鍵管理マニュアルに定めておくと、トラブル発生時にも迅速に対応できます。

まとめ

会社の鍵を安全に管理するには、鍵管理台帳やマニュアルを整備し、管理責任者を明確にすることが基本です。一方で、鍵の紛失や閉め忘れ、利用者の把握など、アナログな管理だけでは対応が難しい課題もあります。

電子錠やスマートロック、鍵管理システムを導入すれば、利用履歴の自動記録や権限管理によって、鍵管理の効率化とセキュリティ強化が可能です。自社の運用や施設環境に合わせて管理方法を選び、必要に応じてデジタル化を進めることが重要です。

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