入退室管理システムを自作する方法｜メリット・デメリットや注意点を解説

入退室管理システムを自作して、入退室の記録や管理を効率化したいと考えていませんか？一方で、どのようなツールや機器を使えばよいのか、どこまで自作できるのか分からない方も多いでしょう。

入退室の記録だけならExcelやGoogleフォームなどで簡易的に構築できますが、ICカード認証や電子錠との連携には専門的な知識が必要です。

本記事では、入退室管理システムを自作する方法から、メリット・デメリット、注意点、自作・市販・開発会社への依頼の選び方まで詳しく解説します。

入退室管理システムとは？

入退室管理システムとは、オフィスや工場、倉庫などで「誰が・いつ・どこに入退室したか」を記録・管理するシステムです。

ICカードや暗証番号、スマートフォン、顔認証などで本人確認を行い、入退室履歴をデータとして残せます。また、電子錠と連携して入室を自動制御したり、利用者ごとに入室権限を設定したりすることも可能です。

入退室管理システムの仕組み

入退室管理システムは、「認証」「入退室の判定」「履歴の記録」「扉の制御」などで構成されています。

ICカードやスマートフォン、暗証番号、顔認証などで本人確認を行い、登録された利用者であれば入室を許可します。電子錠と連携している場合は、認証後に扉を自動で解錠することも可能です。入退室の日時や利用者などの情報はデータとして記録され、管理者は履歴を確認できます。

入退室管理システムでできること

入退室管理システムでは、主に以下のような管理ができます。

• 入退室履歴の記録：誰がいつ入退室したかを記録
• 入室権限の管理：利用者ごとに入室できる場所や時間を設定
• 電子錠との連携：認証した利用者だけが扉を解錠
• 入退室状況の確認：現在や過去の入退室状況を確認
• 不正入室の防止：権限のない利用者の入室を制限
• 他システムとの連携：勤怠管理などのシステムと連携

入退室管理システムは自作できる？

入退室管理システムは、管理したい内容や必要な機能によっては自作できます。ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば、入退室の記録を管理する簡易的な仕組みを作ることが可能です。

一方で、ICカードや顔認証による本人確認、電子錠との連携、利用者ごとの権限管理などを行う場合は、専門的なプログラミングや機器の制御が必要になります。

プログラミングなしでも簡易的なシステムは自作できる

ExcelやGoogleフォーム、Googleスプレッドシートなどを活用すれば、プログラミングの知識がなくても入退室を記録する仕組みを作れます。

例えば、Googleフォームに氏名や入室・退室の情報を入力し、そのデータをスプレッドシートに自動保存する方法があります。少人数のオフィスや小規模な施設など、入退室履歴を記録・管理することが目的であれば、こうした方法でも対応できます。

本格的な入退室管理システムには開発が必要

入退室管理を自動化するには、認証機器や電子錠などのハードウェアと、認証・権限判定・データ管理を行うソフトウェアを連携させる必要があります。

例えば、「ICカードをかざす→本人を認証する→権限を確認する→電子錠を解錠する→入退室履歴を保存する」といった仕組みを構築する場合、プログラミングや機器連携に関する知識が求められます。

また、個人情報や入退室履歴を扱うため、アクセス権限やデータ保護などのセキュリティ対策も必要です。そのため、簡易的な入退室記録は自作、本格的な認証・扉の制御・システム連携まで行う場合は専門的な開発というように、目的に応じて方法を選ぶことが重要です。

「入退室の記録」と「扉の解錠・施錠」では自作の難易度が異なる

自作できる入退室管理システムの難易度は、主に以下のように分けられます。

レベル	できること	主な方法
簡易	入退室時刻の記録	Excel・スプレッドシート
簡易～中	スマホ入力・自動集計	Googleフォーム＋スプレッドシート
中	QRコード認証・通知	GAS・各種API
中～高	ICカードによる本人認証	Raspberry Pi・ICカードリーダー・Python等
高	認証後に扉を自動解錠	電気錠・スマートロック・制御機器との連携

入退室管理システムを自作する方法

入退室管理システムを自作する方法には、ExcelやGoogleスプレッドシートを使って入退室を記録する簡易的な方法から、Pythonなどのプログラミング言語を使って認証機器や電子錠まで連携する方法があります。

必要な機能や利用規模によって適した方法が異なるため、まずは「入退室を記録したいだけなのか」「認証や扉の解錠まで自動化したいのか」を明確にしましょう。

Excel・VBAを使って自作する

Excelを使えば、入退室の日時や利用者名などを記録する管理表を作成できます。さらにVBAを組み合わせることで、ボタンを押すだけで日時を自動入力するなど、入力作業を簡略化できます。

例えば、「入室」「退室」のボタンをExcel上に用意し、クリックした際に利用者名や日時を記録する仕組みを作る方法があります。

少人数のオフィスや小規模な施設で、入退室履歴を簡単に管理したい場合に適した方法です。

Googleフォーム・スプレッドシートを使って自作する

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを組み合わせると、Web上で入退室情報を入力し、そのデータを自動的に記録できます。

例えば、Googleフォームに「氏名」「入室・退室」などの項目を設定し、施設の入口にQRコードを設置します。利用者がQRコードを読み取ってフォームから入力すると、回答内容がスプレッドシートに保存されます。

クラウド上でデータを管理できるため、複数の端末から入退室履歴を確認しやすい点がメリットです。

Raspberry Pi・ICカード・プログラミングを使って自作する

より本格的な入退室管理システムを自作する場合は、Raspberry PiやICカードリーダー、Pythonなどを組み合わせる方法があります。

例えば、ICカードリーダーで利用者のカード情報を読み取り、登録された情報と照合して本人を認証します。認証結果をデータベースに保存することで、誰がいつ入退室したのかを管理できます。さらに、電子錠やスマートロックなどと連携すれば、認証に成功した利用者だけ扉を解錠する仕組みも構築できます。

一方で、機器の接続やプログラミング、データベースの構築などが必要になるため、ExcelやGoogleフォームを使った方法よりも難易度は高くなります。また、セキュリティ対策や障害時の対応、システムの保守も必要です。

そのため、ICカード認証や扉の自動解錠などを含む本格的な入退室管理を自作する場合は、必要な機能や運用方法を整理したうえで、専門的な開発を検討することも重要です。

入退室管理システムを自作するメリット

入退室管理システムを自作する大きなメリットは、自社の運用に合わせて必要な機能を追加・変更できることです。市販のシステムでは対応しにくい独自のルールにも柔軟に対応できます。

必要な機能を自由にカスタマイズできる

自作であれば、自社の業務に必要な機能だけを選んで実装できます。例えば、入退室履歴の記録だけでなく、勤怠データの集計や利用者ごとの権限管理、特定の時間帯への入室制限など、運用に合わせた機能を追加できます。

市販システムの機能に業務を合わせるのではなく、自社の業務フローに合わせてシステムを設計できる点がメリットです。

既存システムや設備と連携できる

自作システムでは、連携に対応した機器やシステムであれば、既存の設備と組み合わせることができます。

例えば、ICカードリーダーやスマートロック、電子錠などと連携し、認証結果に応じて扉を解錠する仕組みを構築できます。また、APIなどの連携機能を利用すれば、勤怠管理や予約管理などの既存システムと入退室データを連携することも可能です。

ただし、連携する機器やシステムによって対応方法が異なるため、APIや専用の連携機能が提供されているかを確認する必要があります。また、複数の機器やシステムを連携する場合は、プログラミングやシステム開発の知識も必要です。

小規模な用途なら低コストで試せる

ExcelやGoogleスプレッドシートなど、すでに利用しているツールを活用して簡易的な入退室管理を構築する場合、新しい専用システムを導入するよりも、初期段階の費用を抑えながら必要な機能を試せる点がメリットです。

ただし、利用者や拠点が増えたり、電子錠や高度な認証機能を追加したりすると、開発や保守にかかる負担も大きくなります。

入退室管理システムを自作するデメリット・注意点

入退室管理システムの自作には、自由度が高いというメリットがある一方で、セキュリティや保守などを自社で対応する必要があります。特に、入退室管理は施設の安全に関わるため、簡易的な仕組みと本格的なシステムでは必要な対策が異なります。

セキュリティ対策や障害対応が必要

入退室管理では、利用者情報や入退室履歴などのデータを扱うため、適切なセキュリティ対策が必要です。アクセス権限の設定やデータの保護、不正アクセスへの対策などを自社で検討しなければなりません。

また、システムやネットワークに障害が発生した場合に、入退室を記録できない、扉を解錠できないといった問題が起こる可能性もあります。そのため、障害発生時の復旧方法や代替手段まで事前に考えておくことが重要です。

入退室の自動化には機器や追加開発が必要

ExcelやGoogleスプレッドシートを使えば入退室履歴を記録できますが、認証から扉の解錠までを自動化するには、ICカードリーダーや電子錠などの機器とシステムを連携させる必要があります。

さらに、認証結果に応じた解錠処理や入退室履歴の保存などを実装するには、プログラミングや機器制御に関する知識が必要です。そのため、自動化する範囲が広くなるほど、開発の難易度や負担も大きくなります。

保守・メンテナンスの負担が発生する

自作したシステムは、導入後の保守やメンテナンスも基本的に自社で行う必要があります。例えば、パソコンやサーバーの更新、ソフトウェアの仕様変更、セキュリティ対策、機器の故障などが発生した場合、その都度対応しなければなりません。

システムを長期間利用する場合は、「作って終わり」ではなく、継続的に管理・改善するための体制を整えることが重要です。

利用人数や拠点が増えると管理が難しくなる

小規模な環境では問題なく利用できても、利用者や拠点が増えると、データ量や権限管理などが複雑になります。例えば、複数の工場や事業所で利用する場合、それぞれの入退室データを一元管理したり、拠点ごとに異なる入室権限を設定したりする必要があります。

そのため、将来的に利用規模が拡大する可能性がある場合は、現在の利用人数だけでなく、将来的な拡張性も考慮してシステムを設計することが大切です。

入退室管理システムを自作する前に確認したいポイント

入退室管理システムを自作する前に、管理する規模や必要な機能、セキュリティなどを整理しておきましょう。以下の項目を事前に確認しておくと、自作する範囲や必要な開発内容を判断しやすくなります。

管理する人数・拠点・扉の数を確認する
利用者が何人いるのか、何カ所の拠点や扉で利用するのかを確認します。小規模であればExcelやスプレッドシートでも対応しやすい一方、利用人数や拠点が増える場合は、利用者情報や権限を一元管理できる仕組みが必要になります。将来的な規模の拡大も考えておきましょう。

必要な認証方法と機能を整理する
氏名入力、QRコード、ICカード、スマートフォン、顔認証など、どの方法で本人確認を行うのかを決めます。また、入退室履歴の記録だけでなく、利用者ごとの入室権限や電子錠の解錠、勤怠管理との連携など、必要な機能も整理しましょう。

セキュリティや障害発生時の対応を考える
利用者情報や入退室履歴を扱うため、アクセス権限やパスワード管理などのセキュリティ対策が必要です。また、ネットワーク障害や機器の故障で認証や扉の解錠ができなくなる可能性もあるため、システム停止時の対応やデータの復旧方法も検討しておきます。

既存システムやIoT機器との連携有無を確認する
勤怠管理システムや予約管理システム、スマートロックなどをすでに利用している場合は、連携が必要か確認します。APIや専用の連携機能が利用できるか、対応する通信方式や機器が何かを事前に確認しておくことも重要です。

自作・市販システム・開発会社への依頼はどれがおすすめ？

入退室管理システムは、自作・市販システム・開発会社への依頼で、それぞれ特徴が異なります。小規模な運用なら自作、一般的な機能をすぐに導入したいなら市販システム、独自の機能や複雑な連携が必要なら開発会社への依頼が適しています。

比較項目	自作	市販システム	受託開発
初期コスト	比較的抑えやすい	製品・規模による	高くなりやすい
導入スピード	開発内容による	比較的早い	要件定義・開発期間が必要
カスタマイズ性	高い	製品仕様の範囲内	高い
セキュリティ	自社で対策が必要	ベンダー側で考慮されていることが多い	要件に応じて設計可能
既存設備・システム連携	技術力による	対応製品に限定される場合がある	柔軟に対応しやすい
保守・障害対応	自社	ベンダー	開発会社に相談可能
向いているケース	小規模・試験導入	一般的な入退室管理	独自要件・複雑な連携

入退室管理システムを開発会社に依頼するメリット

入退室管理システムは自作もできますが、認証機器や電子錠との連携、セキュリティ対策などには専門的な知識が必要です。開発会社に依頼することで、自社の業務や設備に合わせたシステムを構築しやすくなります。ここでは、入退室管理システムを開発会社に依頼する主なメリットを紹介します。

自社の業務に合わせてカスタマイズできる

開発会社に依頼すれば、既製品では対応しにくい自社独自の業務フローや管理方法に合わせてシステムを設計できます。

例えば、利用者ごとの入室権限や時間帯の制限、入退室履歴の管理方法など、自社に必要な機能を組み込むことが可能です。また、将来的に利用者や拠点が増えた場合も、運用状況に合わせて機能を追加・変更できます。

セキュリティを考慮したシステムを構築できる

入退室管理では、利用者情報や入退室履歴などを扱うため、セキュリティ対策が欠かせません。開発会社に依頼することで、認証方法やアクセス権限、データ管理などを考慮したシステム設計ができます。

特に、工場や倉庫など重要な設備への入室を管理する場合は、誰でも入室できる状態を防ぐだけでなく、万が一の不正利用やシステム障害まで考慮する必要があります。

IoT機器や既存システムと連携できる

入退室管理システムは、ICカードリーダーや顔認証機器、スマートロック、電子錠など、さまざまな機器と連携できます。さらに、勤怠管理や予約管理などの既存システムと入退室データを連携させることで、入退室管理にとどまらず、関連する業務の効率化にもつなげられます。

自社ですでに利用している設備やシステムがある場合も、それらを考慮した構成を検討できます。

開発後の保守・改善まで相談できる

システムは導入して終わりではなく、運用開始後の不具合対応や機能追加、セキュリティ対策などが必要になる場合があります。開発会社に依頼することで、システムに問題が発生した際の対応や、運用状況に応じた機能改善について相談できます。

自社だけで開発から保守まで対応する負担を減らし、長期的に安定して運用しやすくなる点も、開発会社に依頼するメリットです。

入退室管理システムの受託開発事例

ASTINAでは、顔認証と非接触体温測定を組み合わせた入退室管理システムを受託開発しました。工場の入退室管理を改善するため、カメラ付き端末で従業員の本人確認と体温測定を行い、入室可否を判定する仕組みです。

入室不可の場合にはアラートを鳴らし、管理者へメールで通知する機能を搭載しています。また、入退室情報をクラウドの勤怠管理システムと連携し、勤務時間や残業時間などの管理にも活用できるようにしました。

よくある質問

入退室管理システムを自作する際には、さまざまな疑問が生じます。ここでは、入退室管理システムの自作を検討する際によくある質問について解説します。

入退室管理システムはプログラミング初心者でも自作できますか？

はい、入退室の記録だけであれば、プログラミング初心者でも自作できます。ExcelやGoogleフォーム、Googleスプレッドシートなどを使えば、入退室日時や利用者情報を記録する簡易的な仕組みを構築できます。

一方、ICカードや顔認証による本人確認、電子錠との連携など、本格的な機能を追加する場合は、プログラミングや機器連携などの専門知識が必要になります。

入退室管理システムを自作すると費用を抑えられますか？

はい、小規模な用途であれば費用を抑えられる可能性があります。すでに利用しているExcelやGoogleスプレッドシートなどを活用すれば、新たな専用システムを導入せずに簡易的な入退室管理を始められます。

ただし、電子錠や認証機器の導入、システム開発、保守などが必要になると、その分の費用が発生します。単純に初期費用だけで判断せず、開発や運用にかかる負担も含めて検討することが重要です。

自作した入退室管理システムのセキュリティ対策はどうすればよいですか？

まず、利用者情報や入退室履歴へのアクセス権限を適切に設定することが重要です。あわせて、パスワード管理、データのバックアップ、不正アクセスへの対策なども検討しましょう。

また、電子錠や認証機器と連携する場合は、通信や機器側のセキュリティ、障害発生時の対応方法も必要になります。
特に重要な施設で利用する場合は、自作だけで対応せず、セキュリティ要件を整理したうえで専門の開発会社に相談することも選択肢の一つです。

まとめ

入退室管理システムは、ExcelやGoogleフォームなどを使って簡易的な仕組みを自作できます。一方で、扉の解錠・施錠や認証機器との連携、セキュリティ対策まで含める場合は、専門的な開発が必要です。

自作する際は、管理する人数や拠点、必要な機能、既存設備との連携などを事前に整理することが重要です。小規模な用途では自作が適していますが、利用規模が大きい場合や業務に合わせた機能が必要な場合は、開発会社への依頼を検討しましょう。特にIoT機器や認証システムと連携した入退室管理を実現したい場合は、専門的な知識と開発経験が重要になります。

ASTINAでは、IoT・AI・ロボティクス技術を活用し、企業の業務や現場に合わせたハードウェア・ソフトウェアの受託開発に対応しています。入退室管理システムについても、顔認証などの認証技術やIoT機器を組み合わせ、現場の運用に合わせたシステムの企画・開発が可能です。自作では実現が難しい機能や、既存設備との連携を含めた入退室管理システムを検討している場合は、ぜひASTINAへご相談ください。